Cómo recuperar laptops y equipos de empleados de forma segura (2024)

Cada vez que un empleado deja la organización, existe el riesgo de que no devuelva el equipo proporcionado, lo que genera costos inesperados, vulnerabilidades de seguridad y complicaciones logísticas. En un entorno donde el trabajo remoto ha ganado terreno, gestionar adecuadamente la recuperación de equipos IT se ha vuelto aún más crítico para proteger los activos empresariales y asegurar la continuidad operativa.

A medida que las organizaciones implementan políticas para optimizar la gestión de activos IT, es fundamental contar con procesos eficientes y bien estructurados para la recuperación de hardware empresarial. Desde laptops hasta periféricos, cada dispositivo representa no solo un costo económico, sino también un posible punto de acceso a datos sensibles. Por lo tanto, adoptar un enfoque riguroso en la recuperación de laptops y otros equipos permite mitigar riesgos y asegurar la integridad de la información corporativa.

En este artículo, exploraremos estrategias claras y probadas para implementar políticas de recuperación de laptops efectivas y procesos de offboarding que garanticen la devolución puntual de equipos, sin comprometer la seguridad ni la eficiencia operativa.

Crea políticas de devolución claras desde el principio

Recuperar laptops de tus empleados no debería ser un proceso complicado, pero la falta de políticas de recuperación de laptops bien definidas puede convertirlo en un desafío costoso y problemático. Desde el primer momento en que un empleado recibe su equipo, es esencial establecer expectativas claras sobre la devolución del hardware al finalizar su relación laboral.

Las políticas de devolución deben incluir varios aspectos clave para garantizar una recuperación de activos IT efectiva:

• Plazos específicos de devolución: Define con claridad cuándo se espera que el empleado devuelva la laptop y otros dispositivos. Es recomendable establecer un período máximo desde el último día de trabajo para evitar demoras innecesarias.
• Condiciones de devolución del equipo: Asegúrate de que las políticas detallen en qué estado debe devolverse la laptop. Esto incluye aspectos como la limpieza física del equipo, la eliminación de datos personales y la devolución de accesorios, como cargadores y estuches.
• Procedimientos en caso de daño o pérdida: Las políticas deben prever qué ocurre si el equipo se daña o se pierde. Es importante incluir cláusulas sobre responsabilidad y posibles sanciones, así como la necesidad de reportar cualquier problema de inmediato.

Implementar y comunicar estas políticas desde el principio no solo ayuda a recuperar laptops de manera eficiente, sino que también refuerza la disciplina y la responsabilidad en el manejo de los activos de la empresa. Además, puedes complementar estas políticas con recordatorios automáticos, utilizando herramientas de gestión de activos IT, para asegurar que los empleados estén siempre informados sobre sus obligaciones.

Establece un proceso de offboarding eficiente

La recuperación de equipos IT durante el proceso de offboarding es crucial para evitar la pérdida de activos y garantizar la seguridad de la información corporativa. Sin un procedimiento claro y bien estructurado, el riesgo de que los empleados no devuelvan sus laptops aumenta significativamente, lo que puede generar costos adicionales y vulnerabilidades de seguridad.

Un proceso de offboarding eficiente debe incluir los siguientes elementos:

• Coordinación anticipada de la devolución del equipo: Antes del último día de trabajo del empleado, es fundamental coordinar los detalles logísticos para la devolución de laptops. Esto puede implicar la programación de la recolección en la oficina o el envío de etiquetas prepagadas para la devolución por correo, especialmente en casos de trabajo remoto.
• Revisión y auditoría del equipo: Al recibir la laptop, el departamento de IT debe revisar el equipo para asegurar que se encuentre en buen estado y que todos los datos corporativos hayan sido eliminados correctamente. Esto es vital para la seguridad de equipos remotos y para evitar brechas de seguridad.
• Seguimiento y documentación: Es importante llevar un registro detallado de todo el proceso, desde la notificación de la devolución hasta la verificación final del equipo. Esto no solo facilita la recuperación de hardware empresarial, sino que también proporciona un historial en caso de futuras auditorías o disputas.

Además, la automatización de la recuperación de equipos puede simplificar este proceso, permitiendo a las empresas rastrear y gestionar la devolución de dispositivos de manera más eficiente. Un sistema automatizado puede enviar alertas tanto al empleado como al equipo de IT, asegurando que todos estén alineados y que el proceso se complete sin contratiempos.

Automatiza el seguimiento de la devolución de equipos

Con un personal cada vez más distribuido geográficamente, la automatización de la recuperación de equipos se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan simplificar este proceso.

En lugar de depender de recordatorios manuales y correos electrónicos ocasionales, las empresas pueden implementar sistemas automatizados que rastrean cada dispositivo desde su asignación hasta su devolución.

Un sistema de seguimiento automatizado puede:

• Enviar recordatorios programados: Una vez que acontece la finalización del contrato de un empleado, el sistema puede enviar recordatorios automáticos, tanto al empleado como al equipo de IT, para coordinar la devolución de la laptop y otros dispositivos.
• Generar etiquetas de envío prepagadas: Para empleados remotos, estos sistemas pueden automatizar la generación y envío de etiquetas prepagadas, facilitando el proceso de devolución sin requerir interacción manual.
• Monitorear el estado de los activos: La gestión de activos IT automatizada puede ofrecer un seguimiento en tiempo real del estado de los dispositivos, lo que permite a las empresas asegurarse de que se cumplan los plazos y evitar retrasos o pérdidas.

Este tipo de soluciones reduce significativamente la carga operativa en los equipos de IT y recursos humanos, garantizando que el proceso de recuperación de laptops sea eficiente, preciso y controlado. Además, al automatizar tareas repetitivas, se minimizan los errores humanos y se mejora la trazabilidad de los activos empresariales.

Prioriza la seguridad de los datos al recuperar dispositivos

Cuando se recuperan laptops y otros dispositivos de los empleados, es fundamental centrarse no solo en la recuperación de hardware empresarial, sino también en la seguridad de los equipos remotos.

Cada dispositivo que sale de las manos de un empleado debe ser evaluado para asegurar que no haya quedado ningún dato sensible en el mismo.

Este proceso debe incluir:

• Eliminación de datos de manera segura: Una vez que el dispositivo es devuelto, el equipo de IT debe realizar una limpieza profunda de los datos, asegurándose de que no queden archivos sensibles, credenciales almacenadas o cualquier otro tipo de información que pueda representar un riesgo para la empresa.
• Revisión de medidas de seguridad: Asegúrate de que los dispositivos que se recuperan hayan estado protegidos adecuadamente durante su uso. Esto incluye la instalación de software de seguridad, encriptación de discos y medidas de autenticación estrictas.
• Restauración del equipo: Después de eliminar los datos, el dispositivo debe ser restaurado a su configuración de fábrica para que esté listo para ser reasignado a otro empleado o, en su caso, vendido a través de un proceso de recuperación de activos IT o buyback.

La prioridad debe ser siempre evitar que los datos sensibles de la empresa queden expuestos. Esto no solo protege a la empresa de posibles brechas de seguridad, sino que también garantiza que los dispositivos puedan ser reutilizados o vendidos de manera segura sin comprometer la información corporativa.

Implementa un sistema de gestión centralizada para tus activos IT

La gestión de múltiples dispositivos, especialmente en empresas con grandes plantillas, puede volverse complicada rápidamente si no se cuenta con un sistema centralizado. Para una recuperación de equipos IT efectiva, es vital que todas las laptops y dispositivos estén registrados y sean monitoreados a lo largo de su ciclo de vida.

Un sistema de gestión de activos IT centralizado ofrece las siguientes ventajas:

• Control total del inventario: Saber cuántos dispositivos están en circulación, quién los tiene asignados y en qué estado se encuentran es clave para evitar pérdidas y facilitar la devolución de laptops al final del contrato.
• Alertas y notificaciones automáticas: Estos sistemas permiten configurar alertas automáticas cuando un dispositivo se acerca al final de su ciclo de vida útil, o cuando debe ser devuelto.
• Informes detallados: Generar informes periódicos sobre el estado de los activos IT permite a los responsables tomar decisiones informadas sobre la redistribución, venta o almacenamiento de equipos.

Una plataforma centralizada no solo facilita la recuperación de hardware empresarial, sino que también optimiza la asignación y el uso de los recursos tecnológicos, permitiendo que las empresas ahorren tiempo y costos al tener una visión completa y precisa de su inventario.

Reduce costos con procesos eficientes de recuperación de hardware

Recuperar laptops y otros equipos IT de manera oportuna es esencial para mantener los costos bajo control.

Si tu empresa no tiene un sistema claro para la recuperación de hardware empresarial, puedes enfrentar costos innecesarios, desde reemplazar dispositivos hasta sufrir pérdidas de datos importantes. De hecho, según el Cost of a Data Breach Report 2023, las empresas pueden llegar a gastar 4.46 millones de USD en promedio por una brecha de datos relacionada con equipos perdidos o robados.

¿Cómo puedes evitar esto? Aquí tienes algunas claves:

• Automatiza el seguimiento de los dispositivos: No confíes solo en recordatorios manuales. Implementa sistemas automatizados que envíen alertas, gestionen devoluciones y hagan seguimiento de cada laptop desde su asignación hasta su regreso.
• Establece protocolos claros de devolución: Asegúrate de tener un proceso estándar para recoger los equipos, ya sea en persona o por correo, de forma rápida y económica.
• Evalúa y reutiliza los dispositivos recuperados: Reasigna los equipos recuperados dentro de tu empresa o considera venderlos a través de programas de buyback para evitar la compra de nuevos dispositivos.

Con estas tácticas, minimizarás los gastos y recuperarás tus equipos sin complicaciones.

Mejora la seguridad de los activos con supervisión continua

Si tu empresa permite el trabajo remoto, debes ser aún más cuidadoso con la seguridad de los equipos remotos.

El Cost of a Data Breach Report 2023 revela que el 82% de las brechas en 2023 involucraron datos almacenados en entornos de nube. Esto significa que cada dispositivo es un posible punto de entrada para amenazas.

Para proteger mejor tus activos, considera lo siguiente:

• Monitorea remotamente los dispositivos: Realiza auditorías periódicas para asegurarte de que los parches y actualizaciones de seguridad están siempre al día.
• Implementa medidas avanzadas de seguridad: Protege tus dispositivos con encriptación y autenticación multifactorial para evitar accesos no autorizados si alguno se pierde o es robado.
• Desactiva remotamente dispositivos no devueltos: Si un equipo no es recuperado, asegúrate de tener la capacidad de bloquearlo o desactivarlo a distancia, garantizando la seguridad de tus datos.

Con estas medidas, estarás un paso adelante en la protección de tus activos y evitarás costosos problemas de seguridad.

Planifica la redistribución o almacenamiento de equipos recuperados

¿Y después de recuperar tus equipos? Aquí es donde la planificación es clave. Decidir qué hacer con los dispositivos recuperados puede marcar la diferencia entre perder dinero o aprovechar al máximo tu inversión.

Considera estas opciones:

• Redistribuye los equipos dentro de tu empresa: Si tus laptops aún están en buen estado, reasígnalas a nuevos empleados o proyectos. Esto te ahorra el gasto de comprar nuevos equipos.
• Asegura un almacenamiento adecuado: Si no necesitas reutilizarlos de inmediato, usa soluciones de almacenamiento especializado que protejan tus dispositivos hasta que sean necesarios nuevamente.
• Aprovecha los programas de buyback: ¿No necesitas los dispositivos? Véndelos a través de programas de compra de equipos usados para recuperar parte de tu inversión y evitar la acumulación de equipos innecesarios.

Con una planificación adecuada, maximizarás el valor de tus equipos y mantendrás una gestión eficiente de tus activos IT.

Logística bien planificada para recuperar equipos remotamente

En un entorno remoto, recuperar equipos IT puede convertirse en un verdadero reto logístico. Sin una planificación adecuada, la devolución de laptops y otros dispositivos puede generar retrasos, costos inesperados e inconvenientes tanto para la empresa como para el empleado. Pero con una logística bien pensada, el proceso puede ser mucho más fluido.

Soluciones logísticas para un proceso eficiente:

• Etiquetas de envío prepagadas: Envía al empleado una etiqueta de devolución prepagada y programada para que solo tenga que empacar el dispositivo y dejarlo en la oficina de mensajería más cercana.
• Servicios de mensajería programada: Ahorra tiempo y esfuerzo coordinando la recolección directamente desde la casa del empleado. Este enfoque evita problemas y hace la devolución más conveniente.

Un consejo práctico: Haz que el proceso sea lo más sencillo posible para el empleado. Ofrecer opciones flexibles y claras puede garantizar que los equipos se devuelvan sin inconvenientes.

Guiño simpático: Aunque la idea de usar drones para recoger laptops suena futurista y divertida, aún hay mejores opciones más realistas disponibles. Mientras los drones no sean una opción viable, ¡seguimos confiando en las soluciones logísticas tradicionales!

Problemas comunes al recuperar laptops de empleados

Cuando un empleado deja la empresa, uno de los mayores desafíos es recuperar la laptop y otros dispositivos que se le asignaron. Aunque parezca sencillo, estos son algunos de los problemas más comunes:

• Falta de devolución: Un número sorprendente de empleados no devuelven sus laptops a tiempo, lo que deja a las empresas sin equipos vitales para otros miembros del personal. En muchos casos, este problema se agrava cuando los empleados se mudan a otras ciudades o países.
• Pérdida de datos sensibles: Cada dispositivo no recuperado es una amenaza potencial para la seguridad de la información. Según el Cost of a Data Breach Report 2023, este riesgo es real y puede tener consecuencias devastadoras para cualquier empresa.
• Logística y coordinación ineficiente: Coordinar la recolección de dispositivos puede ser un verdadero dolor de cabeza, especialmente si el equipo de TI o de operaciones tiene que gestionar múltiples ubicaciones y horarios. Sin un sistema optimizado, las devoluciones pueden tardar semanas o incluso meses.
• Problemas legales: No tener contratos o acuerdos claros sobre la devolución de equipos puede llevar a costosos litigios. Es fundamental que las políticas de recursos humanos y legales cubran este aspecto con claridad para evitar sorpresas desagradables.

Las peores maneras de intentar recuperar laptops

Algunos métodos para recuperar laptops pueden ser tan ineficaces que terminan haciendo más daño que bien. Aquí te mostramos algunos de los peores enfoques que las empresas han adoptado:

• Perseguir al ex-empleado con mensajes y llamadas constantes: Este es uno de los errores más comunes. Aunque puede ser tentador intentar recuperar el dispositivo enviando correos electrónicos agresivos o llamadas insistentes, este método rara vez da resultados positivos. Además, puede dañar la relación profesional y afectar la reputación como empleador.
• Enviar al equipo de TI a recoger las laptops en persona: En lugar de invertir tiempo y esfuerzo en que el personal de TI viaje largas distancias para recuperar dispositivos, lo cual es costoso e ineficiente, es mejor contar con servicios especializados de recuperación y logística. Al final, el equipo de TI debería centrarse en tareas más productivas, no en jugar a ser mensajeros.
• Dejarlo en manos del ex-empleado: Confiar plenamente en que el ex-empleado devolverá el equipo sin ninguna intervención activa es otro error común. Muchas empresas creen que una simple solicitud por correo electrónico será suficiente, pero esto a menudo resulta en largas demoras o en la falta total de recuperación del dispositivo.

Casos reales de recuperación de laptops

Recuperar una laptop de un ex-empleado puede parecer un proceso sencillo, pero a veces se transforma en una odisea digna de una película. 

Desde persecuciones legales hasta rastreos internacionales, las empresas han vivido situaciones que van desde lo insólito hasta lo cómico. Aquí te contamos algunos casos reales que demuestran que el mundo de las laptops perdidas es más emocionante de lo que parece.

Casos reales de recuperación de laptops

Recuperar una laptop de un ex-empleado puede parecer un proceso sencillo, pero a veces se transforma en una odisea digna de una película. Desde persecuciones legales hasta rastreos internacionales, las empresas han vivido situaciones que van desde lo insólito hasta lo cómico. Aquí te contamos algunos casos reales que demuestran que el mundo de las laptops perdidas es más emocionante de lo que parece.

1. Un despido que se complicó seis meses después
   Un caso notable es el de una empresa que, seis meses después de despedir a un empleado, le pidió la contraseña de la laptop que había devuelto porque necesitaban restablecer el equipo para un nuevo empleado. El problema surgió cuando el ex-empleado no estaba dispuesto a compartir su contraseña, lo que puso a la empresa en una situación delicada. Este caso ilustra la importancia de tener un plan de recuperación de datos claro desde el inicio del offboarding.

2. El caso de la empleada que borró datos antes de devolver su equipo
   Una situación que destaca la importancia de un manejo riguroso en la recuperación de equipos es la de una empleada que, tras ser despedida, decidió no solo llevarse la laptop y el teléfono de la empresa, sino también borrar datos sensibles de ambos dispositivos antes de devolverlos. Esta acción incluyó la eliminación de archivos relacionados con proyectos clave y la restauración del teléfono a su estado de fábrica. La empresa descubrió estas acciones después de que la empleada intentara acceder a ciertas cuentas y transferir grandes cantidades de datos fuera de la red corporativa. Este comportamiento fue considerado una grave violación de la confianza y resultó en que la empresa justificara el despido de la empleada por transgresión de la buena fe. 
3. El empleado que disfrutó demasiado su laptop
   Otro ejemplo sorprendente es el de un ex-empleado que disfrutó tanto de su laptop que no la devolvió hasta que, meses después, una empresa consultora le preguntó por la máquina. Aunque el empleado había formateado el equipo creyendo que nadie lo reclamaría, la empresa finalmente exigió su devolución. Esta historia subraya la importancia de políticas de devolución bien definidas y comunicadas desde el primer día. 

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Como puedes ver, la recuperación de laptops no siempre es tan directa como parece. Desde rastreos internacionales hasta laptops secuestradas por el destino, las empresas han visto de todo. Estos casos nos recuerdan que, cuando se trata de tecnología, siempre es mejor estar preparado para lo inesperado. Después de todo, no es solo la laptop lo que está en juego, sino también la seguridad de la información de la empresa.

La solución inteligente: Automatiza con quipteams 🔄

Gestionar la devolución de laptops y dispositivos IT de empleados puede ser un proceso tedioso y costoso, especialmente cuando no se cuenta con un sistema organizado. Aquí es donde quipteams destaca con su servicio Retrieve, diseñado para simplificar y automatizar la recuperación de hardware empresarial en cualquier parte del mundo.

¿Por qué quipteams es la solución ideal?

• Automatización total del seguimiento: Olvídate del estrés de rastrear manualmente cada laptop o equipo. quipteams hace todo por ti, gestionando el seguimiento automático de cada dispositivo desde que desde que se inicia la compra hasta que el empleado finaliza su contrato. Puedes estar seguro de que ningún dispositivo quedará fuera de control.

• Logística eficiente y manejada: Con quipteams, no solo se gestiona el seguimiento, también nos encargamos de la logística completa. Coordinamos la recogida de los equipos directamente desde la ubicación del empleado, sin importar si está en otra ciudad o incluso en otro país. Desde etiquetas de envío prepagadas hasta servicios de mensajería programada, todo está cubierto para que no tengas que preocuparte por nada.
• Protección de tus activos: Cada laptop y dispositivo recuperado representa una inversión protegida. quipteams asegura que todos los equipos sean transportados de forma segura y con la capacidad de realizar borrados de discos ITAD certificados para proteger tus datos sensibles. Esto no solo te ayuda a recuperar tu inversión en hardware, sino que también protege tu empresa contra posibles riesgos de seguridad.

Beneficios clave de usar quipteams para recuperar laptops:

1. Ahorra tiempo y recursos: Con la automatización y la logística integrada de quipteams, puedes dedicar tus recursos a tareas más estratégicas, dejando que nosotros nos encarguemos de la logística y recuperación de activos.
2. Cero preocupaciones para tu equipo: Desde la coordinación con el empleado hasta la recolección y el seguimiento, quipteams maneja todos los aspectos de la devolución, eliminando cualquier carga administrativa de tus manos.
3. Reutilización o reventa sin complicaciones: quipteams también te ofrece opciones para maximizar el valor de tus dispositivos recuperados. Una vez que el equipo regresa, evaluamos su estado y te ayudamos a decidir si es mejor reutilizarlo internamente o revenderlo mediante nuestros programas de buyback.

¿Por qué complicarte cuando puedes delegar?

En un mundo donde el tiempo es dinero, quipteams te ofrece una solución completa para la recuperación de equipos sin complicaciones.

Deja que nuestro equipo de expertos maneje el proceso y asegúrate de que cada dispositivo vuelva a tus manos sin estrés. Es una opción inteligente y profesional que reduce riesgos, maximiza tus recursos y, lo mejor de todo, te permite enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. ¡Es hora de dejar de preocuparse por las devoluciones y empezar a confiar en quipteams para manejarlo todo por ti!